Archivmigration

Digitale Archive sollten Bestand haben. Wenn sich aber Rahmenbedingungen ändern, passt die alte Lösung nicht mehr.

Eine Archivmigration steht an. Dafür gibt es gute Gründe:

  • Veraltete Datenträger; die Dokumente müssen „umkopiert“ werden
  • Systemkomponenten sind vom Hersteller abgekündigt worden, die Nachfolger passen nicht zu Ihrer IT-Strategie
  • Grundlegende Designfehler im Altsystem lassen sich nur durch einen „radikalen Neustart“ beheben
  • Das System genügt Anforderungen an Performance und Funktionalität nicht
  • Die weitere Zukunft des Systems ist unsicher, da der Hersteller insolvent ist oder fusioniert
  • Service und/oder Geschäftsgebaren des Herstellers entsprechen nicht (mehr) Ihren Vorstellungen
  • neue Lösungen sind auf Dauer wirtschaftlicher
  • Die Konsolidierung verschiedener Archivsysteme nach Firmenfusion
  • Ein bestehendes Archiv muss aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen in zwei oder mehrere selbständige Systeme getrennt werden

Weil die Gründe für eine Migration von Archiven eben so verschieden sein können, unterscheiden sich die Erfolgsfaktoren. Zu Beginn eines Migrationsprojekts müssen alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Projektziele entwickeln. Das heißt auch, die Gründe verstehen.

Der zweite Blick: Migration als Chance

Die Migration stellt nicht nur eine Herausforderung dar, sondern ist immer auch eine Chance für die Optimierung. Deshalb lohnt sich ein zweiter Blick. Nutzen Sie Ihre Erfahrungen mit dem Altsystem: Aus Fehlern lernen und Bewährtes erhalten.

Gleich aus welchen Gründen ein Archiv migriert – Dokumente, Metadaten und die Indexinformationen sind zu erhalten.

Bei einer Archiv-Migration stehen Ihre Dokumente und Daten im Vordergrund. Sie müssen auf dem Zielsystem in exakt gleicher Form auffindbar bleiben. Mit einem einfachem „Kopieren“ der Daten ist das nicht getan. Die Migration muss zudem revisionssicher erfolgen.

Da die Dokumente eng mit Ihren Geschäftsprozessen verzahnt sind, ist es besonders wichtig, auch diese Verknüpfungen korrekt in einem neuen System abzubilden. Dazu gehört dann, dass im Zielsystem Instrumente zur Recherche bereitstehen. Die Anzeige der Trefferlisten muss passen. Aber nicht nur in Businessprozesse greifen Archive, sondern sie sind eingebettet in die gesamte IT-System Landschaft.

Mit diesem Wissen begleitet advice IT Ihre Migration zum erfolgreichen Abschluss.

Eine Migration sollte Sie nicht überraschen. Planen Sie deshalb in Ihrem DMS Projekt den möglichen „Umzug“ der Dokumente immer von Anfang an mit ein.

advice IT berücksichtigt schon im Konzept die Migrierbarkeit des zu schaffenden Systems. Denn grundsätzlich ist die Migration ein strategisches Werkzeug, um archivierte Informationen sicher und auf Dauer bereit zu stellen. Die Planung einer Migration gehört deshalb von Beginn an als Arbeitspaket in jedes Archiv-Projekt.

Technische Entwicklungen in der IT lassen sich nur mittelfristig prognostizieren, und betriebliche Rahmenbedingungen können sich sehr schnell ändern. Die Archivierung von Informationen ist hingegen eine langfristige Aufgabe: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, aber auch der wirtschaftliche Wert der Dokumente verlangen Maßnahmen zur Minimierung aller Risiken einer Migration. Deshalb entwickelt advice IT digitale Archive so, dass diese, falls nötig, umziehen können.

advice IT bringt Ihr Migrationsprojekt zum Erfolg. Analyse, Konzept und die technische Durchführung aus einer kompetenten Hand.

Das wichtigste Ziel einer Migration heißt die Dokumente im Original und ihre Beziehungen zu anderen Daten zu erhalten. Auch dabei sind häufig gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Doch wenn auch diese Projektziele selbstverständlich scheinen, bleiben die genaue Analyse und die gemeinsamen Definition weiterer Ziele und Rahmenbedingungen sinnvoll und notwendig. Denn daraus können weitere Anforderungen entstehen. Zudem tauchen oft erst während der Migration Funktionen oder Eigenheiten des Altsystems auf, die im laufenden Betrieb eher verborgen blieben.

Die exakte Analyse des Altsystems unter Betrachtung aller Ziele und Motive der Migration führt zu einem tragfähigen Konzept. Idealerweise sollten auch erst dann das Zielsystem wählen. advice IT berät Sie dabei – und zwar unabhängig. So helfen wir Ihnen, das Optimierungspotential in Ihren Prozessen wirklich auszuschöpfen. Eine passende Lösung ist immer maßgeschneidert.

Die Migration darf den Betrieb des Altsystems nicht stören – diese Anforderung ist trivial und doch oft besonders schwierig zu erfüllen. Hier spielt die richtige Methode eine entscheidende Rolle. Eine „harte“ Migration mit einem Neustart zu einem Stichtag, sozusagen als „BigBang“ kann ebenso sinnvoll sein, wie ein schrittweiser Übergang in den Betrieb. advice IT definiert, dank langjähriger Erfahrung, das optimale Vorgehen für Ihre Migration.